Webapplicaties als tool voor complexe planningsvraagstukken

Projectmanagement is een vak apart. Als er één ding zeker is aan een planning vooraf, dan is het wel dat die (vrijwel) nooit voor 100% kloppend bleek achteraf. Hoe globaal of juist gedetailleerd er ook gekeken wordt naar de duur van verschillende deeltaken en subprojecten, de ene keer loopt alles wat vlotter dan verwacht en de keer erop loopt een taak wat uit.
Om ervoor te zorgen dat het uitlopen van deelcomponenten binnen een project niet leidt tot gevolgen met consequenties voor het totale project is hands-on projectmanagement een belangrijke taak.

Projectmanagement varieert in complexiteit per vakgebied. De planning van een trainingscentrum of sportschool is vrij straight-forward; iedere week vinden de lessen op hetzelfde tijdstip plaats met dezelfde cursusgroep en trainers. Er kan eens een keer een ziekmelding zijn waarop een les vervalt maar de inhoud van elke training wordt overgelaten aan de trainer in overleg met diens leidinggevende en directe collega's. Heel anders wordt het al wanneer we kijken naar bijvoorbeeld de planning van een bouwproject. Daar hebben we te maken met deeltaken die direct afhankelijk zijn van het afronden van een deeltaak die daar direct aan vooraf ging en met succes afgerond moest zijn alvorens de daarop volgende taak gestart kan worden. Je kunt immers geen plafond aanleggen als de fundering nog gestort moet worden. Als taak A per se afgerond moet worden voordat er gestart mag worden met taak B, dan noemen we taak A de "immediate predecessor" van B en B de "immediate successor" van A. Wanneer alle taken die aan zo'n criterium voldoen achter elkaar geplaatst worden, ontstaat wat we noemen een "kritiek pad". De minimale doorlooptijd van het totale project is dan gelijk aan de gecumuleerde minimale duur van alle taken binnen het kritieke pad netwerk. Tot zover geen vuiltje aan de lucht, maar wat als er - naast minimale duren - ook deadlines (eventueel met boetes!) gekoppeld worden aan het afronden van een projeconderdeel of compleet project? En wat als er meerdere van zulke projecten tegelijkertijd lopen en een daarvoor benodigde machine is kapot, er ontbreken grondstoffen of een medewerker met specifieke competenties raakt ziek? Dan is krachtige projectplanning software een absolute vereiste. En in die behoeften voorziet Day Two Project.

Day Two Project voorziet onder andere in de navolgende functionaliteiten:

Urenadministratie
Iedere medewerker kan in de webapplicatie aangeven waaraan hij of zij gewerkt heeft. Dat kan tijdens het werk en ook achteraf. Doordat iedere deeltaak gekoppeld is aan een gelaagd deelproject binnen het totale project, ziet u op management informatie niveau onmiddellijk of het project voorloopt, uitloopt, of precies conform schema zit.

Projectmasterplanning
Elk project kunt u vooraf uitwerken in een globale of juist uiterst gedetailleerde masterplanning. Op componentniveau kunt u een verdieping aangeven maar u bent daar niet toe verplicht. Op deze manier combineert u behoeften aan een globale planningstool met de mogelijkheden van een precisieinstrument.

Capaciteitstoewijzing
Welke medewerker kan het best ingezet worden op welke taak? Dat lijkt een eenvoudige vraag, maar als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen en allemaal voorzien zijn van een deadline, wat doet u dan als de betreffende medewerker plotseling ziek wordt - al is het maar voor een paar dagen? Welke impact heeft dat op uw projectmanagement en kunnen door die gebeurtenis andere medewerkers nog wel vooruit? Als een van hen de taken van de zieke medewerker moet overnemen, hoe staat het dan met hun eigen (oorspronkelijk geplande) taken en wie neemt die over? Day Two Project voorziet in de mogelijkheid van "semi-automated re-planning": een slimme set rekenregels die suggesties doen voor het omgooien van alle lopende planningen. Als u die taak "met de hand" opnieuw zou moeten inroosteren, zou het zo goed als onbegonnen werk zijn. Maar met Day Two Project komt alles goed.

Nacalculaties
Na afloop van een project is het goed om eens even stil te staan bij de gerealiseerde uitvoering in relatie tot de planning die vooraf ging aan de uitvoering. In hoeverre bleek de planning te kloppen en op welke onderdelen constateert u een afwijking? Zo'n nacalculatie is uiterst leerzaam maar vereist een behoorlijke hoeveelheid gegevens die overzichtelijk bij elkaar dienen te worden geplaatst om er chocola van te kunnen maken. Met de onderliggende database van Day Two Project heeft u alle benodigde gegevens met een druk op de knop bij de hand en dat levert u een schat aan managementinformatie op waarmee u eventuele planningsfouten uit het verleden kunt voorkomen voor de toekomst.